Полезные советы по управлению своим временем
• Составьте список заданий для выполнения в течение дня. Затем установите приоритетность их выполнения.
• Узнайте свою физиологию и что лучше Вам подходит. Определите, когда Вам лучше работается (утром или в послеобеденное время), т.е. определите время наиболее высокой производительности.
• Запланируйте конкретное время для каждого мероприятия – планируйте заранее и придерживайтесь графика. Планируйте свою работу и работайте согласно плана!
• Уделяйте достаточно времени выполнению задания.
• Используйте чернила различных цветов для записей в блокноте-органайзере для выделения звонков, встреч и сроков исполнения.
• Установите свои ресурсы и как их использовать.
• Планируйте заранее – не оставляйте все на последний момент.
• Купите календарь, имеющим достаточно места для внесения записей.
• Работать можно и на ходу. Всегда имейте с собой лист бумаги для записи идей или для моментальных пометок, которые необходимо сделать, когда по рукой нет ежедневника.
• Используйте любую свободную минуту. По пути домой с работы или обеда, планируйте, как Вы проведете остаток дня. Подумайте о делах, которые нужно сделать, и способах по улучшению своей производительности. Выделяйте больше времени на обдумывание.
• Учитесь говорить НЕТ. Если Вас попросили сделать что-нибудь, что не будет способствовать достижению Ваших задач, не беритесь за это дело.
• Контролируйте сбои в работе.
• Трезво смотрите на то, как Вы проводите свое время. Отдавайте себе отчет, когда Вы попусту тратите свое время.
• За раз выполняйте как можно больше поручений.
• Не работайте до изнеможения или не устанавливайте для себя нереальных сроков выполнения заданий.
• Избегайте нагромождения в работе – выполните определенную часть работы в более свободное время.
• Просыпайтесь раньше и выполняйте работу без ненужных перерывов.
• Планируйте время для развлечений, отдыха и расслабления.
Пять дополнительных советов:
• 1. Не тратьте попусту время во время процесса ожидания. Ожидание других людей не должно занимать большую часть Вашего дня. В неизбежных ситуациях, когда ждать приходится в любом случае, используйте это время с максимальной пользой для себя. Во время ожидания ответа от собеседника по телефону или до начала встречи, Вы можете составить списки, отсортировать почту, просмотреть свой распорядок, проверить электронную почту или закончить мелкие, но нужные дела.
• 2. Извлекайте пользу из знания своих биологических часов. Вы знаете на какое время приходится пик выполнения умственного или физического труда. Запланируйте на это время самые трудновыполнимые задания. Вы добьетесь большей эффективности и выиграете время.
• 3. Попробуйте использовать Интернет услуги по отправке памяток и напоминаний, чтобы не пропустить важные даты или события. Вы можете ввести даты в программу, и она будет Вам делать звонки, отправлять сообщения по эл.почте или пейджеру в качестве напоминания о том, что вы не хотели бы забыть или пропустить. Многие такие услуги предоставляются бесплатно. Такие услуги доступны на iPing и rememberIt.com.
• 4. В офисе вы должны быть доброжелательным, но представительным. Будьте вежливыми, но не поощряйте тех, кто отвлекает Вас во время работы. Постоянный прием незваных посетителей или сослуживцев для пустой беседы может занять большую часть дня. Постарайтесь проводить такие беседы вне работы. Таким образом Вы дадите понять другим, что Вы придерживаетесь строгих правил.
• 5. Если вам необходимо запланировать встречу, которая может затянуться на неопределенное время, то постарайтесь назначить ее перед обеденным перерывом или перед окончанием рабочего дня. В это время, когда каждый думает об обеде или о доме, очень маловероятно, что заседание затянется надолго .
Итог:
Разработайте систему управления своим временем
Постоянно составляйте перечень задач к выполнению и обновляйте его
Держите этот перечень всегда под рукой
Выполняйте задания согласно перечня
Планируйте трудоемкие и непростые задания в первую очередь на период Вашей высокой производительности.
Учитесь говорить “НЕТ”
Маршалл Холман