Как мы управляем временем? Утверждают, что существует пять основных звеньев у сбалансированного подхода к управлению временем:
1. Видение
2. Планы
3. Организационные системы
4. Обязательства
5. Деятельность
Видение – стать лучшим, самым продуктивным бизнес-консультантом или самым уважаемым бухгалтером
РАЗУМНЫЕ цели (мне нравится называть их инициативами):
Конкретные – формулировка цели ясная и любой четко понимает что Вы имеете ввиду
Измеримые - 50% снижение, 4 звонка в день
Достижимые – в рамках имеющегося опыта и ресурсов
Значимые – являющиеся важной составляющей вашей работы
Ограниченные во времени (т.е. имеющие сроки выполнения или временные ограничения)
Планы
Составление перечней задач к выполнению или планов мероприятий (ежедневных или еженедельных) чрезвычайно необходимо – каждодневное составление перечня задач является очень эффективным и функциональным способом организации ваших рабочих дней. Если Вы позитивно и продуктивно проведете сегодняшний день путем планирования Ваших заданий и времени, то тогда Вы создадите значительный задел для завтрашнего дня.
Высокая степень отдачи / низкая степень отдачи
Высокая степень приоритетности / низкая степень приоритетности
Используйте систему при составлении перечня для определения задач (A,B,C,D или 1,2,3,4) A=высокая приоритетность / высокая степень отдачи, B=высокая приоритетность/низкая степень отдачи, C=Низкая приоритетность/высокая отдача, D=низкая приоритетность / низкая отдача
Практические решения – воплощение идей в жизнь
На какой сектор приходится большая часть Вашего времени?
Если большая ее часть не приходится на Квадрант II, то значит вы просто используете свое время неэффективно!
Личные организационные системы
Рабочее место – создать интересное и располагающее к труду рабочее место
Основные инструменты – офисные инструменты / письменные принадлежности (ручки, блокноты и т.п.)
Организация заданий – сгруппируйте аналогичные задания вместе (н-р. сдвинуть время для выполнения звонка или учетной записи)
Последующий контроль
Пополняйте ваши перечни заданий к выполнению (планируйте свою работу, а затем работайте согласно плана).
Отмечайте задания по мере их выполнения (получение удовлетворения по мере уменьшения заданий)
Пользуйтесь компьютером
Работа с документами
Учитесь незамедлительно решать вопросы, касающиеся какого-либо документа или электронного послания
Каждый раз, когда Вы беретесь за документ, ставьте на нем пометку о том, что Вы начали над ним работать. Затем предпримите усилия по доведению количества пометок до минимума.
Используйте метод выделения наиболее важных моментов
Телефонные звонки
Разработайте организационную систему входящих и исходящих звонков
Планируйте и группируйте исходящие звонки
Предпринимайте усилия по управлению входящими звонками (системы приема и записи сообщений, информирование людей о наиболее подходящем времени для контакта с Вами)
Это касается и времени на работу с электронной почтой (время на прочтение/время на ответ)
Последние два звена в Вашем подходе сбалансированного управления временем:
Обязательства
Выполнение отсроченных дел
Плохая привычка, которую можно изменить
Анализ причин (игр, в которые Вы играете), которые ведут к отсрочке дел (настоящий убийца времени)
Разбейте большие задания на более мелкие секции
Выработайте новые “хорошие” привычки
Деятельность
Определите свое наиболее производительное время (Вы «сова» или «жаворонок»?)
Запланируйте задания высокой степени приоритетности и отдачи на свое наиболее производительное время
Внесите разнообразие в свой рабочий день (разнообразие – это “приправа/острота» жизни)
Маршалл Холман